Spanien: der Frachtbrief wird am 5. Oktober digital — und Kabotage zählt mit

Ab dem 5. Oktober 2026 darf das Kontrolldokument für Güterbeförderungen innerhalb Spaniens kein handschriftlich ausgefülltes Papier mehr sein. Es wird zum DeCA — Documento electrónico de Control Administrativo —, per Computer erzeugt, als PDF, mit einem QR-Code, den der Kontrolleur am Straßenrand ausliest.

Die Frist stammt aus dem Gesetz 9/2025 über nachhaltige Mobilität, das zehn Monate ab Inkrafttreten für die Umstellung ließ. Die technischen Einzelheiten hat die Entschließung vom 5. Juni 2026 der Generaldirektion für Land- und Schienenverkehr festgelegt, veröffentlicht im BOE Nr. 143 vom 12. Juni (BOE-A-2026-12784). Dieser Text gilt — alles Folgende stammt daraus.

Wen es trifft

Für ausländische Unternehmen steht das Wichtigste in einer Zeile der Entschließung: Neben dem spanischen Binnenverkehr gilt das DeCA für Kabotagebeförderungen im Inland. Die CETM, die die Regel für ihre Mitglieder zusammengefasst hat, betont denselben Punkt.

Also: Wer in Valencia lädt und in Sevilla im Rahmen der Kabotage entlädt, braucht ab dem 5. Oktober ein DeCA. Wer in Porto lädt und in Madrid entlädt, nicht — der grenzüberschreitende Verkehr, der nur einen Teil des spanischen Gebiets durchquert, nutzt weiterhin die in den Übereinkommen vorgesehenen Papiere, allen voran den CMR.

Diese Unterscheidung sollte man klar haben, bevor die Kontrolle sie für einen trifft.

Was das Dokument enthalten muss

Der Inhalt bleibt derselbe — die Angaben nach Artikel 6 der Orden FOM/2861/2012. Was sich ändert, ist die Form, und hier ist die Entschließung penibel:

• Natives PDF. Ein eingescanntes Blatt genügt nicht. Die Datei muss digital entstehen, aus strukturierten Daten, mit einem Limit von 5 MB.
• QR-Code, der auf eine eindeutige Adresse des Dokuments verweist, erreichbar über HTTPS, ohne Zugangsdaten und ohne Anmeldung.
• Zeitstempel für die Erstellung und jede Änderung. Wird das Dokument korrigiert, bleibt die vorherige Fassung erhalten und der Fahrer muss die aktualisierte erhalten.
• Herunterladbar während der Beförderung und bis sieben Tage nach deren Ende.
• Eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben — die Norm verlangt sie für die Gültigkeit nicht.

Der Fahrer muss das DeCA vor Beginn der Beförderung haben: auf dem Handy, indem er das PDF oder nur den QR-Code zeigt. Ein Ausdruck darf mitgeführt werden, aber Achtung: handschriftliche Zusätze auf einem Ausdruck sind ungültig. Die Gewohnheit, mit dem Kugelschreiber eine Zeile auf den Frachtbrief zu setzen, ist vorbei.

Mehrere Sendungen dürfen auf einem einzigen DeCA laufen, sofern vertraglicher Absender und ausführender Frachtführer bei allen dieselben sind und Herkunft, Ziel, Art und Gewicht der Ware jeweils ausgewiesen werden.

Was in den nächsten Wochen zu tun ist

Es sind noch keine vier Wochen. Wer in Spanien Kabotage fährt, sollte jetzt drei Fragen stellen:

1. Erzeugt Ihre Software ein DeCA? Viele TMS- und e-CMR-Anwendungen kündigen das Format bereits an; andere erfordern ein Update oder einen Anbieterwechsel. Das ist keine Einstellung für den Vorabend.
2. Wo liegen die Dateien? Die Norm verlangt einen Speicher, der während der Beförderung und sieben Tage danach über eine öffentliche URL erreichbar ist. Wer die Dokumente erzeugt, muss diese Ablage sicherstellen.
3. Wissen die Fahrer, was sie zeigen müssen? In der Praxis genügt das Öffnen des QR-Codes. Es lohnt sich, das mit einem echten Handy in der Kabine zu testen, bevor ein Beamter der Guardia Civil danach fragt.

Das spanische Verkehrsministerium hat eine eigene DeCA-Seite und eine Liste häufiger Fragen, die die meisten Anwendungsfragen beantwortet. Bei Abweichungen gilt der BOE-Text.

Aktualisierung vom 11. September: auf den Anbieter achten

Die Fenadismer warnt, sie habe beim Vergleich der bereits am Markt verfügbaren Lösungen zur Ausstellung des DeCA Preisunterschiede von bis zu 1000 % zwischen dem teuersten und dem günstigsten Angebot für dieselbe Grundleistung gefunden — brauchbare Optionen gebe es ab 5 Euro im Monat.

Schwerer wiegt als der Preis: Manche Lösungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der Entschließung nicht — das Dokument kommt bei den zu erfassenden Daten unvollständig heraus —, was die verwaltungsrechtliche Verantwortung auf den Nutzer verlagert, nicht auf den Verkäufer. Empfohlen wird, vor Vertragsschluss Preis und Konformität zu vergleichen und nicht anzunehmen, das Teuerste erfülle die Norm am besten.

Und die Erinnerung bleibt: Die Pflicht endet nicht mit der Ausstellung. Vertraglicher Absender und ausführender Frachtführer müssen die erzeugten elektronischen Dateien mindestens ein Jahr aufbewahren.