Spanje: de vrachtbrief wordt op 5 oktober digitaal — en cabotage telt mee

Vanaf 5 oktober 2026 mag het controledocument voor goederenvervoer binnen Spanje geen met de hand ingevuld papier meer zijn. Het wordt de DeCA — Documento electrónico de Control Administrativo —, aangemaakt door een computer, als pdf, met een QR-code die de controleur langs de weg uitleest.

De termijn komt uit Wet 9/2025 inzake duurzame mobiliteit, die na de inwerkingtreding tien maanden gaf voor de overstap. De technische details zijn vastgelegd in het Besluit van 5 juni 2026 van het directoraat-generaal voor Weg- en Spoorvervoer, gepubliceerd in BOE nr. 143 van 12 juni (BOE-A-2026-12784). Dat is de maatgevende tekst — alles hieronder komt daaruit.

Wie eronder valt

De regel die voor buitenlandse vervoerders het zwaarst weegt, is deze: naast het binnenlandse Spaanse vervoer geldt de DeCA ook voor cabotage op het nationale grondgebied. De CETM, die de regeling voor haar leden samenvatte, wijst op hetzelfde punt.

Met andere woorden: als u in Valencia laadt en in Sevilla lost onder de cabotageregels, hebt u vanaf 5 oktober een DeCA nodig. Als u in Porto laadt en in Madrid lost, niet — internationaal vervoer dat slechts een deel van het Spaanse grondgebied doorkruist, blijft de documenten gebruiken die in de verdragen zijn voorzien, te beginnen met de CMR.

Het is een onderscheid dat u beter helder hebt voordat een controle het voor u maakt.

Wat het document moet bevatten

De inhoud is dezelfde als altijd — de gegevens uit artikel 6 van Orden FOM/2861/2012. Wat verandert, is de vorm, en daarin is het besluit zeer precies:

• Native pdf. Een gescand blad telt niet. Het bestand moet digitaal ontstaan, uit gestructureerde gegevens, met een maximum van 5 MB.
• Een QR-code die verwijst naar een uniek adres voor het document, bereikbaar via HTTPS, zonder inloggegevens of aanmelding.
• Een tijdstempel voor het aanmaken en voor elke wijziging. Wordt het document gecorrigeerd, dan blijft de vorige versie bewaard en moet de chauffeur de bijgewerkte versie ontvangen.
• Beschikbaar om te downloaden tijdens de rit en tot zeven dagen na afloop.
• Een handtekening is niet vereist — de regeling stelt die niet als voorwaarde voor de geldigheid.

De chauffeur moet de DeCA hebben voordat de rit begint: op de telefoon, door de pdf of alleen de QR-code te tonen. Een geprinte kopie mag mee, maar let op: handgeschreven aantekeningen op een geprinte kopie zijn niet geldig. De gewoonte om met pen een regel aan de vrachtbrief toe te voegen, is voorbij.

Meerdere zendingen mogen op één DeCA, mits de contractuele verlader en de feitelijke vervoerder voor alle zendingen dezelfde zijn en herkomst, bestemming, aard en gewicht van elke zending zijn vermeld.

Wat u de komende weken moet doen

Er resten minder dan vier weken. Als u cabotage in Spanje rijdt, zijn er drie vragen die u nu moet stellen:

1. Maakt uw beheersoftware een DeCA aan? Veel TMS- en e-CMR-toepassingen adverteren het formaat al; andere hebben een update of een andere leverancier nodig. Dit is geen instelling die u de avond ervoor regelt.
2. Waar worden de bestanden gehost? De regeling eist een opslagplaats die tijdens de rit en zeven dagen daarna via een openbare URL bereikbaar is. Wie de documenten aanmaakt, moet die hosting garanderen.
3. Weten de chauffeurs wat ze moeten tonen? In de praktijk volstaat het om de QR-code te openen. Test dat met een echte telefoon, in de cabine, voordat een agent van de Guardia Civil erom vraagt.

Het Spaanse ministerie van Vervoer heeft een speciale DeCA-pagina en een lijst met veelgestelde vragen die de meeste toepassingsvragen beantwoordt. Bij tegenstrijdigheden geldt de tekst in het BOE.

Update van 11 september: let op de leverancier

Fenadismer waarschuwt dat een vergelijking van de technologische oplossingen die al op de markt zijn om de DeCA aan te maken, prijsverschillen tot 1.000% opleverde tussen de duurste en de goedkoopste aanbieding voor dezelfde basisdienst — met bruikbare opties vanaf 5 euro per maand.

Ernstiger dan de prijs: sommige oplossingen voldoen niet aan de wettelijke eisen van het besluit — het document mist gegevens die het moet vastleggen — waardoor de administratieve aansprakelijkheid verschuift naar wie het gebruikt, niet naar wie het verkocht. Het advies is om prijs en conformiteit te vergelijken voordat u tekent, en niet aan te nemen dat de duurste optie de regels het best volgt.

Nog één herinnering: de verplichting eindigt niet bij het aanmaken van het document. De contractuele verlader en de feitelijke vervoerder moeten de aangemaakte elektronische bestanden minstens één jaar bewaren.